Kinh tếTìm hiểu chính sách thuế

Sử dụng hóa đơn điện tử an toàn, tiện ích

09:14 - Thứ Tư, 05/12/2018 Lượt xem: 3530 In bài viết

ĐBP - Mất hóa đơn, thất lạc hóa đơn, hóa đơn bất hợp pháp và vô tình sử dụng bất hợp pháp hóa đơn dường như là mối lo lắng chung của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử (HÐÐT) là giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp yên tâm tập trung cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Lâu nay các doanh nghiệp đều rất quen thuộc với những tờ hóa đơn giấy được người bán trao cho mỗi khi chúng ta thực hiện mua, bán một mặt hàng nào đó. Tất cả các thông tin về giá, loại hình, số lượng sản phẩm đều được ghi trên một mẫu hóa đơn được in sẵn. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy truyền thống khá phức tạp tốn nhiều thời gian chi phí cho việc lập và gửi cho khách hàng, nhất là khi viết hóa đơn theo cách thủ công rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn và việc sửa lại mất nhiều thủ tục mới thực hiện xong. Mặt khác, khi gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua cách gửi trực tiếp bằng tay hay gửi thư chuyển phát nhanh cũng khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng rủi ro khi bị mất hóa đơn. Bên cạnh đó, việc bảo quản hóa đơn giấy đều phải cẩn trọng vì nếu bị mất, hỏng hóa đơn doanh nghiệp sẽ gặp phải không ít rắc rối.

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 thì hình thức hóa đơn giấy thủ công sẽ không còn phù hợp nữa mà thay vào đó là sự lên ngôi, thống trị của HÐÐT. Hóa đơn điện tử đang được khuyến khích sử dụng và sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong thời gian tới. So sánh HÐÐT với những tính năng ưu việt sẽ hơn hẳn việc sử dụng hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, cho phép người dùng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Hay hiểu đơn giản HÐÐT là loại hóa đơn được thực hiện trên môi trường điện tử hiện đại. Việc áp dụng sử dụng HÐÐT doanh nghiệp có thể lập và gửi ngay cho khách hàng thông qua email nhanh chóng và tiện lợi. Nếu có sai sót về thông tin thì việc sửa lại cũng đơn giản, không mất nhiều thời gian hay phức tạp. Từ đó, giúp doanh nghiệp giảm tối thiểu chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ và khai thác hóa đơn.

Bên cạnh lợi ích về chi phí, tiện ích khi sử dụng HÐÐT doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng mất mát, thất lạc, hỏng hóa đơn, hay vô tình sử dụng phải hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn vì tất cả các dữ liệu HÐÐT đều được lưu trữ trên hệ thống. Ðiều này giúp công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp được thuận lợi và hiệu quả, đồng thời góp phần tích cực trong việc an ninh, an toàn, phòng chống hóa đơn bất hợp pháp. Với những điểm tích cực, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, HÐÐT đang được cơ quan thuế, Bộ Tài chính đề xuất đưa vào thực hiện đại trà và trở thành hình thức hóa đơn chính trong giao dịch hàng hóa.

Hiện nay, có nhiều các nhà cung cấp phần mềm HÐÐT đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, đây sẽ là các nhà cung cấp chung tay cùng ngành Thuế hỗ trợ đắc lực để đảm bảo việc giao dịch của các doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh chóng, dễ dàng giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt. Các phần mềm HÐÐT do các nhà cung cấp đủ điều kiện sẽ được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QÐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QÐ-TCT của Tổng Cục thuế về việc sử dụng HÐÐT có mã xác thực, các phần mềm HÐÐT sẽ được tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế.

Khi áp dụng các phần mềm HÐÐT còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và ngay trong ngày mà không cần phải lên cơ quan thuế. Phần mềm HÐÐT còn mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán... các tính năng tiện ích sẽ cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, kết xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế một cách thuận lợi góp phần giảm thời gian kê khai, nộp thuế... để kịp thời hòa nhập với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 trong thời gian tới, các doanh nghiệp cần nghiên cứu, nắm bắt kịp các thông tin cần thiết và áp dụng việc sử dụng HÐÐT theo hướng dẫn của cơ quan quản lý thuế.

TTHT
Bình luận